NYT OM KVALITETSARBEJDET
- Nyt fra kvalitetsnetværket
- Status på implementering af det reviderede kvalitetssystem
- Dialog om justeringer af årlig kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering
- Dialog om justeringer af kvalitetsområder
- Status på projekt Digital understøttelse af kvalitetsarbejdets processer
- Den kommende Institutionsakkreditering
- Første møde i koordineringsgruppen for kvalitetsarbejdet
- Ændringer i Procedure for nedsættelse af og dialog med aftagerpaneler
KVALITETSARBEJDET EFTERÅR OG VINTER 2022
- Proces for evaluering og udvikling af uddannelsesporteføljen
- Udmeldelse af ikke-fremmødte studerende
- Vejledning af forsinkede studerende
- Evaluering af studiestarten
Så er det blevet tid til efterårets nyhedsbrev. Som altid indeholder nyhedsbrevet en god blanding af status på igangværende opgaver og beskrivelse af nogle af de spændende nye opgaver, som er på trapperne samt diverse informationer til orientering.
Siden det seneste nyhedsbrev er der blandt arbejdet videre med processen for systematisk evaluering og udvikling af kvalitetssystemet – du kan læse meget mere om det seneste halve års arbejde med første del af processen under ”dialog om justeringer af årlig kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering”, ligesom du kan orientere dig om den kommende anden del af processen under ”dialog om justeringer af kvalitetsområder”. Som nævnt i seneste nyhedsbrev vil den forestående institutionsakkreditering desuden i den kommende tid udgøre en fast del af nyhedsbrevet, og du vil i denne udgave blandt andet kunne læse om tidsplanen for processen.
Nyhedsbrevet er naturligvis et supplement til den løbende, daglige kommunikation, og vi hører meget gerne tilbage, hvis du har spørgsmål, kommentarer eller ønsker til emner, vi kan tage op.
Kvalitet og Analyse
Nyt om kvalitetsarbejdet
Nyt fra kvalitetsnetværket
I 2022 har der indtil nu været afholdt to møder i kvalitetsnetværket, ét i marts og ét i august. På kvalitetsnetværkets dagsorden har der som fast punkt været information om AAU’s kommende institutionsakkreditering. Vi har på netværksmøderne blandt andet kunne melde en forventet tidsplan ud og kort fortælle om processen for den kommende institutionsakkreditering. Informationer som er væsentlige ift. AAU’s institutionsakkreditering, vil også i 2023 være en fast del af møderne.
Netværksmødet den 24. marts var dedikeret til en fælles opsamling på det første rul af uddannelsesevaluering, kvalitetsrapporteringer og kvalitetsstatus. Kvalitet og Analyse gav på mødet et indblik i erfaringer og refleksioner om processerne og samarbejdet med institutterne om opgaverne. Herefter fulgte oplæg om praksiserfaringer fra SSH om kvalitetsrapportering og uddannelsesevaluering og TECH om kvalitetsstatus. De efterfølgende gruppedrøftelser havde fokus på videregivelse af gode råd til AAU-kollegaer og Kvalitet og Analyse. Netværkets input er efterfølgende behandlet i Studieservice og bragt videre til drøftelse og godkendelse i Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling (RKU).
På netværksmødet d. 24. august var samarbejde med aftagerpaneler omdrejningspunktet. Her var blandt andet oplæg om employability-indsatsen på AAU afholdt af AAU Karriere og Kvalitet og Analyse gennemgik den overordnede ramme for arbejdet med aftagerpaneler, som den er beskrevet i AAU’s kvalitetssystem. TECH og SSH delte ud af konkrete eksempler præsenteret af en viceinstitut- og studieleder samt studienævnsforperson. Disse oplæg omhandlede deres tilgang til og samarbejde med aftagerpaneler, som igen gav anledning til gode gruppedrøftelser.
Møderne har også i 2022 haft god og aktiv deltagelse og konstruktive dialoger, som vi i Kvalitet og Analyse sætter stor pris på. Netværket er åbent for alle, så tag gerne din kollega under armen, hvis han/hun i det daglige arbejder med kvalitet og relevans på de forskellige uddannelser, studienævn, institutter, fakulteter og fællesfunktioner.
På Kvalitetsnetværkets hjemmeside kan du læse referaterne fra de afholdte møder, hvori du også finder links til de anvendte præsentationer.
Det sidste møde i 2022 er planlagt til den 17. november 2022. Temaet for dette møde er ”dialog om justeringer af kvalitetsområder”. Mødet er en del af den systematiske proces for evaluering af kvalitetssystemet i 2022, hvor der vil være en dialog om justeringer af kvalitetsområderne. Denne del er 2. del af justeringsprocessen, som vil blive gennemført efter forårets dialog om justeringer af Procedure for årlig kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering. Der vil være fokus på kvalitetsområdernes procedurer og de tilknyttede konkrete værktøjer, hvortil Kvalitetsnetværket kan give input. Man kan tilmelde sig til kvalitetsnetværksmøderne som beskrevet på hjemmesiden for AAU Kvalitetsnetværk.
Status på implementering af det reviderede kvalitetssystem
Med udarbejdelsen og behandlingen af årets fakultetsberetninger, Fælles Service-beretning og Institutionsberetning blev implementeringen af Procedure for årlig kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering afsluttet.
Fakultetsberetningerne og Fælles Service-beretningen blev udarbejdet i april – juni pba. det gennemførte kvalitetsarbejde på hhv. fakulteter og i Fælles Service det forgangne år, herunder ift. gennemførte indsatsområder på fakultets- og Fællesserviceniveau. Formålet med beretningerne er bl.a. at sikre, at ledelsen kan træffe relevante beslutninger om fremadrettede indsatsområder for de enkelte fakulteter og Fælles Service.
Direktionen drøftede beretningerne og godkendte de beskrevne, fremadrettede indsatsområder på direktionsmøderne den 20. og 27. juni 2022. Beretningerne er tilgængelige i følgende sager i WorkZone:
Referater af de to direktionsmøder kan tilgås her.
På baggrund af fakultetsberetningerne og Fælles Service-beretningen er AAU’s Institutionsberetning blevet udarbejdet og behandlet i Det Strategiske Uddannelsesråd (DSUR) i september, og skal i oktober behandles i AAU’s bestyrelse. Med behandlingen af institutionsberetningen, er det besluttet, at der igangsættes arbejde med følgende tværgående indsatsområder for 2022 – 2024:
Der følges op på implementeringen af indsatsområderne i beretningerne i DSUR i juni 2023, inden de næste beretninger udarbejdes i 2024.
Dialog om justeringer af årlig kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering
Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling (RKU) godkendte den 7. februar 2022 en proces for systematisk evaluering og udvikling af kvalitetssystemet, som skal sikre fremadrettet agil udvikling af kvalitetsarbejdet på AAU.
Processen forløber kontinuerligt med indlagte 2-årige cyklusser, der omfatter processer for:
- dialog om justeringer til de overordnede rammer og kvalitetsområderne (i de lige kalenderår)
- oplæg til justeringer og godkendelse af disse (i 1. halvår de ulige kalenderår)
- implementering af justeringer (i 2. halvår i de ulige kalenderår)
I foråret 2022 gennemførtes 1. del af dialog om justeringer, der i år var afgrænset til at omfatte processen for årlig kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering. Fakulteterne har givet input til justeringer af standarder, indikatorer og overordnede værktøjer samt processer og værktøjer for:
- Kvalitetsstatus
- Kvalitetsrapportering
- Uddannelsesevaluering
- Fakultetsberetning
Fælles Service har ligeledes givet input til proces og værktøjer for Fælles Service-beretningen, der er blevet udarbejdet for første gang i foråret 2022.
Kvalitet og Analyse samlede efterfølgende alle input i en indstilling til RKU, der på mødet den 28. juni besluttede at de indstillede justeringer skal implementeres. Heraf kan eksempelvis nævnes:
- Justering af formuleringer af indikatorer, hvilket er implementeret, jf. denne nyhed.
- Justeringer i Procedure for årlig kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering i form af mindre indholdsmæssige præciseringer samt i tilhørende værktøjer (herunder til skabelonerne til uddannelsesevaluering og kvalitetsrapportering). Justeringerne er formidlet til institutterne på opstartsmøder vedr. hhv. uddannelsesevaluering, kvalitetsrapportering og kvalitetsstatus.
- Justeringer i brevskabeloner vedr. kontakt til eksterne eksperter ifm. uddannelsesevaluering.
- Justeringer i dagsordens- og referatskabeloner til uddannelsesevaluerings-, kvalitetsrapporterings- og kvalitetsstatusmøder, der formidles til institutternes TAP-kvalitetsmedarbejdere på informationsmøder ultimo 2022.
- Der laves småjusteringer til handlingsplansskabelonen, der implementeres primo 2023.
- I 2023 gives der en ekstra måned til institutternes arbejde med handlingsplanerne, der først skal indsendes senest 1. maj 2023.
- Diverse justeringer til understøttelsen af processerne for uddannelsesevaluering, kvalitetsrap-portering og kvalitetsstatus, hvilket implementeres løbende fra og med efteråret 2022.
Der er flere af de indsamlede input, der vil blive håndteret videre via projektet ”Digital understøttelse af kvalitetsarbejdet”. Blandt andet er det besluttet, at der ikke skal igangsættes et yderligere udviklingsarbejde i forhold til handlingsplansskabelonen, da denne forventes at blive en del af den kommende digitale løsning.
Der vil blive lavet en tilbagemelding til fakulteterne senere på efteråret med en status for implementeringen af de enkelte besluttede justeringer.
Dialog om justeringer af kvalitetsområder
På kvalitetsnetværksmødet den 17. november 2022 startes dialogen om justeringer til kvalitetsområderne. Denne dialog er 2. del af justeringsprocessen efter forårets dialog om justeringer af årlig kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering.
Formålet er at have en dialog om justeringer til kvalitetsområdernes processer og procedurer efter det første år med det reviderede kvalitetssystem er gennemført, og de første erfaringer er draget. Der vil være tale om justeringer med henblik på optimering af processer og forbedring af konkrete arbejdsgange og tidspunkter for disse, hvor det vurderes relevant og muligt. Strukturen med de seks kvalitetsområder fastholdes for en yderligere forankring af disse.
Der vil på kvalitetsnetværksmødet blive gennemført en proces, hvor der bliver mulighed for deltagerne at give deres input til justering af procedurer og værktøjer under de enkelte kvalitetsområder. Man kan tilmelde sig til kvalitetsnetværksmøderne som beskrevet på hjemmesiden for AAU Kvalitetsnetværk.
Status på projekt Digital understøttelse af kvalitetsarbejdets processer
Fra marts til maj 2022 har kvalitetsmedarbejdere, studieledere og studienævnsformænd på institutterne, medarbejdere i Kvalitet og Analyse samt prodekanerne for uddannelse bidraget til at få afdækket de nuværende processer og behov for digital understøttelse af kvalitetsarbejdets processer. Projektet er meget glade for det store engagement, som deltagerne har lagt i af få skabt et godt grundlag for at få lavet den bedst mulige fælles løsning til at understøtte kvalitetsarbejdets processer.
På baggrund af afdækningernes resultater godkendte projektets styregruppe anbefalingen om at fokusere på hovedtemaerne: Handlingsplan, årshjul og dele af datagrundlaget (primært samspil mellem referater, dokumentation og proces).
Sammen med projektets eksterne samarbejdspartner Microsoft-huset Fellowmind bliver der i løbet af september og oktober gennemført en pilottest på Microsoft-platformene Teams og Dynamics (CRM) for at se, hvordan disse platforme vil kunne understøtte de prioriterede hovedtemaer. Der er sammensat en pilotgruppe på 7 personer (5 kvalitetsmedarbejdere, 1 studieleder og 1 medarbejder fra Kvalitet og Analyse), som bliver involveret i processen med at få omsat krav til funktionsbeskrivelser, testet og evalueret løsningsmulighederne.
På styregruppemøde den 22. november 2022 præsenteres resultaterne fra pilottesten, som bliver grundlaget for valget af den platform, den endelige løsning skal udvikles på.
Se materialer og resultater fra afdækningerne af processer og behov.
Se planen for pilottest i Teams og CRM.
Den kommende Institutionsakkreditering
AAU skal nu til at begynde 2. runde af institutionsakkreditering. Processen opstartes med at få lagt en tidsplan for processen, og dialogen med Danmarks Akkrediteringsinstitution (AI), der skal gennemføre akkrediteringen, er så småt begyndt. AAU har modtaget en foreløbig overordnet tidsplan med angivelse af cirka-tidspunkter for de væsentlige aktiviteter igennem processen.
AAU skal aflevere ansøgningen (Institutionsrapporten) primo/medio marts 2023. Det er særligt i 2023, at institutterne bliver direkte involveret i forbindelse med akkrediteringspanelets to besøg. 1. besøg ligger ultimo april 2023 og 2. besøg medio september 2023. Akkrediteringspanelet består af 4-6 personer, der alle skal være uafhængige af AAU og AI. En af paneldeltagerne skal være en studerende, en skal repræsentere arbejdsmarkedet og de øvrige er oftest ledere eller tidligere ledere fra nordiske videregående uddannelsesinstitutioner med erfaringer fra uddannelsessektoren i forhold til ledelse, kvalitetsarbejde mv.
Efter 1. besøg udvælger akkrediteringspanelet 3 audittrails omfattende de elementer i kvalitetssystemet, de ønsker belyst samt for hvilke uddannelser. Disse audittrails danner grundlag for 2. besøg, der forløber over 3 dage medio september 2023, ofte med et audittrail pr. dag.
Inden 2. besøg skal AAU indsamle dokumentationsmateriale for de udvalgte audittrails. Indsamlingsarbejdet kommer til at forløbe fra primo maj til primo/medio juni 2023, da materialet skal indsendes til AI inden sommerferien. I denne periode kommer de udvalgte uddannelser til at bidrage til indsamlingen, ligesom det også i høj grad vil være medarbejdere og studerende fra disse uddannelser, der kommer til at deltage i møderne med akkrediteringspanelet gennem 2. besøg i september 2023.
Medio december 2023 får AAU akkrediteringsrapporten i høring. Denne indeholder panelets indstilling til afgørelse. Efter høringsperioden bliver den endelige afgørelse besluttet i Akkrediteringsrådet i marts 2024.
I 2. runde af institutionsakkrediteringerne, som startede i 2019, har SDU og DTU fået en positiv institutionsakkreditering. CBS har fået en betinget positiv, der kræver en genakkreditering. ITU er i gang med processen og har fået rapporten i høring og er indstillet til positiv institutionsakkreditering. RUC er i gang med genakkreditering i første runde, har fået rapporten i høring, og er også indstillet til positiv institutionsakkreditering. De endelige afgørelser tages på Akkrediteringsrådet den 27. september (ITU) og 24. november (RUC).
Læs eventuelt mere om igangværende institutionsakkrediteringer samt processen for institutionsakkreditering i vejledningen til institutionsakkreditering på Akkrediteringsinstitutionens hjemmeside. Der vil også løbende blive opdateret nyt vedr. AAU’s institutionsakkreditering på kvalitetshjemmesiden.
Første møde i koordineringsgruppen for kvalitetsarbejdet
D. 3. oktober afholdes første møde i den nyetablerede koordineringsgruppe for kvalitetsarbejdet. Koordineringsgruppen består af kvalitetsmedarbejdere fra hvert institut samt fra Kvalitet og Analyse, og vil fungere som et formelt bindeled mellem Kvalitet og Analyse og institut-niveauet i forhold til sparring/interne høringer, koordinering samt sikring af implementering og opfølgning på relevante forhold ift. arbejdet med kvalitet i uddannelserne. Derudover vil gruppen have en stor rolle i koordineringen af arbejdet ifm. den kommende institutionsakkreditering.
På det første møde i koordineringsgruppen vil der bl.a. være præsentation og drøftelse af gruppens kommissorium, kommunikationsplan for den kommende institutionsakkrediteringsproces samt opfølgning på justeringer af kvalitetssystemet.
Ændringer i Procedure for nedsættelse af og dialog med aftagerpaneler
Der er i efteråret 2022 foretaget ændringer i Procedure for nedsættelse af og dialog med aftagerpaneler. Ændringerne består af følgende tre justeringer:
Aftagerpaneler bør, hvis relevant, omfatte medlemmer fra centraladministrationen
I Viden for verden 2022 – 2026 er der følgende prioriterede mål for 2022: ”Embedsværket i centraladministrationen kender og samarbejder med AAU”. På baggrund af dette skal der foretages et servicetjek af aftagerpanelerne på AAU, med henblik på at vurdere, om der skal udpeges medlemmer fra centraladministrationen. I praksis har DSUR besluttet, at der således i forbindelse med den systematiske vurdering af aftagerpanelernes sammensætning jf. proceduren, skal tages stilling til, om det vil være relevant at udpege medlemmer fra centraladministrationen til aftagerpanelet.
Eksterne medlemmer og interne, faste deltagere
Der er foretaget en teknisk-administrativ ændring vedr. kravene til aftagerpanelernes sammensætning. Tidligere var der krav til, at et aftagerpanel som minimum skulle bestå af 6 eksterne medlemmer og et antal institutinterne medlemmer, som ikke måtte overstige antallet af eksterne medlemmer. Dette er justeret, således at et aftagerpanel nu skal bestå af minimum 6 eksterne medlemmer, hvortil der skal udpeges et antal relevante interne, faste deltagere i aftagerpanelmøderne. Der er ingen begrænsning på antallet af interne deltagere i aftagerpanelernes møder. Justeringen skyldes dels, at det fremgår af universitetslovens §13a, at aftagerpaneler ”… sammensættes af udefrakommende medlemmer”, dels at det vurderes hensigtsmæssigt at skabe rum for, at eksempelvis uddannelseskoordinatorer kan deltage fast i aftagerpanelmøder og at der dermed kan være tale om flere interne deltagere, end der er eksterne medlemmer i panelet.
Evaluering af aftagerpaneler
Tidligere var det beskrevet i proceduren, at der ved udgangen af den 4-årige funktionsperiode skulle planlægges og udføres en evalueringen af aftagerpanelet, som skulle fremsendes til aftagerpanelets medlemmer, institutlederen samt prodekanen for uddannelse. Dette er ændret, så det i proceduren nu fremgår, at der ved udløbet af en given funktionsperiode samt ved justering af et aftagerpanel blot foretages en revurdering af aftagerpanelets opgaveportefølje og sammensætning. Justeringen er
foretaget, da den hidtidige formulering gav indtryk af, at der skulle udarbejdes en skriftlig evaluering, hvilket ikke er hensigten.
Ud over ovenstående ændringer følger her en lille opfordring til at gennemgå jeres hjemmesider, og sikre at de er opdateret med oversigt over aftagerpanel, mødekalender med angivelse af dato/måned for kommende møde samt mødereferater.
KVALITETSARBEJDET EFTERÅR OG VINTER 2022
Proces for evaluering og udvikling af uddannelsesporteføljen
I september igangsættes den årlige Procedure for Evaluering og Udvikling af Uddannelsesporteføljen. Formålet med proceduren er at sikre, at universitetets uddannelsesportefølje evalueres og udvikles efter samfundets behov, universitetets uddannelsesstrategi og kvalitetspolitikkens målsætninger. Evalueringen indledes på møde i Det Strategiske Uddannelsesråd (DSUR), hvor rådet drøfter muligheder og behov for ændringer i porteføljen i det kommende år. Overvejelser om ændringer kan eksempelvis vedrøre sammenlægning af uddannelser, ændring af uddannelsers titler og udvikling af nye uddannelser. Overvejelserne tager afsæt i forudgående drøftelser med institutter på de enkelte fakulteter, herunder den årlige kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering, samt fakultetsberetning. Drøftelserne fungerer som rammesætning for den videre dialog med institutterne om ændringer og i den forbindelse eventuel igangsættelse af arbejde med konkrete forslag til senere drøftelse i DSUR (november) og efterfølgende beslutning i Direktionen.
Efter DSUR-mødet i september indkalder Kvalitet og Analyse konkrete forslag til ændringer i uddannelsesporteføljen fra dekansekretariaterne, der sikrer videreformidling til- og dialog med institutterne. I løbet af oktober udarbejder institutterne de konkrete forslag til ændringer i uddannelsesporteføljen i dialog med prodekanen og i samarbejde med dekansekretariaterne. De konkrete forslag drøftes dernæst på DSUR-møde i november, hvor det afklares hvilke forslag, som rådet indstiller til Prorektor/Direktionen, at der skal arbejdes videre på. Der vil være behandling i Direktionen i slutningen af november og Kvalitet og Analyse videreformidler beslutningerne til Dekanater og institutter. De besluttede ansøgninger om ændringer udarbejdes fra november til august næste år (i et samarbejde mellem de ansøgningsansvarlige institutter og Kvalitet og Analyse i Studieservice) m.h.p. at indsende ansøgninger til ministeriet i september 2023.
Udmeldelse af ikke-fremmødte studerende
Processen for udmeldelse af ikke-fremmødte studerende er en fast opgave gældende for alle bachelor, professionsbachelor- og kandidatuddannelser. Processen løber fra start september til 1. oktober. De fremmødte studerende registreres i undervisningen eller i forbindelse med studiestartsprøve, hvorefter Bacheloroptag og Kandidatoptag i Studieservice kontakter de studerende, som er registreret som ikke-fremmødte. De studerende, der ikke svarer på henvendelsen, bliver udmeldt og indgår dermed ikke optagelsestallene pr. 1. oktober, hvormed de heller ikke vil indgå i opgørelserne af frafald på 1. studieår for startårgang 2022.
Vejledning af forsinkede studerende
Arbejdet med identifikation og vejledning af forsinkede studerende er sat i gang primo august jf. Procedure for vejledning af forsinkede studerende. I det reviderede system kører processen én gang pr. semester: I efterårssemesteret for studerende på 3., 5., 7. og 9. semestre og i forårssemesteret for studerende på 1. studieår.
I umiddelbar forlængelse af reeksamen sikrer institutleder, at der trækkes en liste med forsinkede studerende fra Qlikviewrapporten ”identifikation af forsinkede studerende”, og relevante studerende tilbydes samtale ved studienævnsformand eller Studie- og trivselsvejledningen i Studieservice.
Der er udarbejdet en vejledning som kan tilgås direkte fra Qlikviewrapporten eller via siden ”værktøjer til kvalitetsarbejdet”.
Opgaven med identifikation og vejledning af forsinkede studerende er koordineret med Den opsøgende indsats, som gennemføres af AAU Studie – og Trivselsvejledningen. Den opsøgende indsats indgår i universitetets strategiske rammekontrakt 2022-2026, og gennemføres derfor fremadrettet hvert forår. Uanset om et studienævn har deltaget i Den opsøgende indsats i foråret 2022 og/eller forventer at deltage i indsatsen i 2023, skal studienævnet forestå identifikation og vejledning af forsinkede studerende i efterårssemesteret.
Evaluering af studiestarten
Studiestarten skal evalueres for nye studerende på 1. semester på professionsbachelor-. bachelor- og kandidatuddannelserne.
Som noget nyt vil evalueringen for alle bachelor- og professionsbachelorstuderende blive gennemført ud fra en central AAU-model. Modellen baserer sig på erfaringerne fra pilotprojektet på SAMF sidste år. Evalueringen gennemføres som et spørgeskema, der udsendes af Kvalitet & Analyse onsdag i uge 40. Institutterne vil primo november få tilsendt rapporter med resultaterne, hvorefter disse skal behandles på institutterne og i studienævn for at blive kvalificeret og drøftet. De studerende skal inden semesterafslutning have feedback om, hvad deres besvarelser har medført af ændringer til studiestarten.
Det er fortsat institutterne selv, der skal selv have en model for evaluering af studiestarten for nye kandidatstuderende jf. principper for evalueringer med studerende.