NYT FRA KVALITET OG ANALYSE
- Nyt fra kvalitetsnetværket
- Status på og implementering af det reviderede kvalitetssystem
- AAU går med i den fulde undersøgelse iht. Læringsbarometer
- Digital understøttelse af kvalitetsarbejdets processer
- Datapakken 2021
KVALITETSARBEJDET I Efterår og Vinter 2021/2022
- Status på værktøjer til kvalitetsarbejdet
- Uddannelsesevaluering og årlig kvalitetsopfølgning (kvalitetsstatus og kvalitetsrapportering)
- Udmeldelse af ikke-fremmødte studerende på bachelor- og kandidatuddannelser
- Vejledning af forsinkede studerende
- Evaluering med studerende
- Dialog med censorer og censorformandsskaber
- Opfølgning på og udvikling af studiemiljøet
- Plan for pædagogisk-didaktisk kompetenceudvikling
- Bemandingsplanlægning for forårssemesteret 2022
- Plan for videngrundlag for PBA- og DI-uddannelser (SAMF, ENG og TECH)
- Dimittendundersøgelser
- Nedsættelse af og dialog med aftagerpaneler
Men hov! Plejer det ikke at være Strategi og Kvalitet, der sender nyhedsbreve? Den opmærksomme læser vil vide, at Strategi og Kvalitet d. 1. august 2021 blev opdelt i to – nu hedder vi ”Strategi og Politik” og ”Kvalitet og Analyse”.
Kvalitet og Analyse fortsætter i det spor, der arbejder med institutionsakkreditering, kvalitetssystemet, udvikling af uddannelsesporteføljen, monitorering og analyse af uddannelsesdata og – selvfølgelig – nyhedsbrevet. Strategi og Politik kører til gengæld videre med politisk og strategisk ledelsesstøtte, koordinering af tværgående projekter, surveys (bl.a. dimittendundersøgelser), tværgående studiemiljø og ledelsesstøtte på gymnasieområdet. Vores to afdelinger kommer også i fremtiden til at have et tæt samarbejde. Derfor bringer vi også relevante nyheder fra Strategi og Politik i nyhedsbrevet fremover.
Siden sidste nyhedsbrev har der været meget arbejde med det reviderede kvalitetssystem, og dette arbejder fortsætter resten af året og et stykke ind i 2022, indtil alle processer er sat i drift. Status på processen og meget mere kan du læse videre om i det følgende, hvor vi giver en kort opdatering på de længere processer og projekter, der har Kvalitet og Analyse som tovholder. Desuden får I også en oversigt over de kvalitetsopgaver, der påbegyndes i løbet af det næste halve år – fra september til og med januar 2022.
Bedste hilsner
Kvalitet og Analyse
Nyt fra Kvalitet og Analyse
Nyt fra kvalitetsnetværket
Møderne i 2021 har båret præg af, at vi står midt i implementeringsfasen for det reviderede kvalitetssystem. De to senest afholdte møder hhv. d. 7/4 og 23/8 har naturligt haft omdrejningspunkt i det reviderede kvalitetssystem, forestående opgaver og implementeringen af kommende procedurer. Som en konsekvens heraf har form og indhold på Kvalitetsnetværksmøderne været mere informationstunge end tidligere, men som en modpol til orienteringspunkter har vi prioriteret plads til gruppedrøftelser og oplæg med input fra deltagere på møderne.
På mødet d. 7/4 drøftede deltagerne implementeringsplanen for det reviderede kvalitetsnetværk og viderebragte deres ønsker til understøttelse af implementeringen. Som følge heraf er der afholdt ERFA-møder om institutopgaverne: plan for organisering af kvalitetsarbejdet og plan for evaluering med studerende samt støtte til studienævnsreferater. Alle ERFA-møderne havde god og aktiv deltagelse.
På mødet d. 23/8 blev bl.a. evaluering af studiestart drøftet, hvortil to deltagere fra helholdsvis ENG og SUND delte ud af erfaringer og metoder. Alle møderne i Kvalitetsnetværket i 2021 har været afholdt digitalt, men vi forventer, at vi til det kommende møde d. 18/11 kan mødes fysisk. Vi modtager gerne ønsker til kommende emner til Kvalitetsnetværket; så har du et emne, du ønsker vi tager op, så kontakt os gerne herom.
På Kvalitetsnetværkets hjemmeside kan du læse referaterne fra de afholdte møder, hvori du også finder links til de anvendte præsentationer. Der er planlagt et sidste møde i 2021:
- 18. november (Tema og lokation er endnu ikke fastlagt (men vi satser på et fysisk møde)).
Tilmelding til møderne sker via kursusportalen, og alle er velkomne: Du kan tilmelde dig de kommende møder via dette link.
Status på og implementering af det reviderede kvalitetssystem
Implementeringen af det reviderede kvalitetssystem som blev igangsat lige efter Påske, er nu godt i gang i organisationen. Der blev for alvor sat skub i implementeringen, da institutterne i foråret blev præsenteret for følgende opgaver, der skulle løses i sommeren og det tidligere efterår:
- Beskrive egen organisering af kvalitetsarbejdet (deadline 30. juni)
- Udarbejde/opdatere plan for evalueringer med studerende (deadline 30. juni)
- Tilrettelægge studiestarten september 2021 (deadline 1. september)
- Udarbejde/opdatere plan for pædagogisk-didaktisk kompetenceudvikling (deadline 1. oktober)
Parallelt med institutternes arbejde har Kvalitet og Analyse løbende afholdt opfølgningsmøder med institutterne samt koordineret følgende opgaver/møder, hvoraf nogle fortsat er i gang:
- Facilitering af tre erfaringsudvekslingsmøder for institutterne.
- Pilotprojekt for evaluering af studiestart med Det Samfundsvidenskabelige Fakultet (er fortsat i gang).
- Udarbejdet skabelon til uddannelsesevalueringsrapporter, retningslinjer for udpegning af eksterne eksperter og opstartsmøder er afholdt.
- Udarbejdelse af skabelon til kvalitetsrapportering samt dagsordens- og referatskabeloner – efterfølges af fakultetsvise opstartsmøder i september/oktober (er fortsat i gang).
- Understøttelse af institutternes fremadrettede arbejde med handlingsplaner (skabelon og Teams-setup) (er fortsat i gang).
- Udarbejdelse af QlikView-rapport til bemandingsplaner baseret på RES (er fortsat i gang).
- Udarbejdelse af skabelon til opfølgning på og udvikling af studiemiljø (er fortsat i gang).
Arbejdet med at sætte det reviderede kvalitetssystem i drift fortsætter i resten af 2021 og et stykke ind i 2022. Derved kan systemet nå at have et fuldt gennemløb, inden universitetet igen kommer under luppen hos Akkrediteringsinstitutionen i 2023.
AAU går med i den fulde undersøgelse iht. Læringsbarometer
Det Strategiske Uddannelsesråd (DSUR) traf i juni beslutning om, at AAU deltager med fuld population i Uddannelses- og Forskningsministeriets (UFM) undersøgelse ’Læringsbarometer’. AAU har indtil nu blot deltaget med en stikprøve blandt AAU’s studerende, men af flere årsager (heriblandt at hele sektoren formentlig vælger at deltage med fuld population denne gang) går AAU nu med i den fulde undersøgelse. Det betyder, at alle studerende på AAU fremadrettet vil modtage spørgeskemaet.
Formålet med Læringsbarometeret er at afdække studerendes oplevelser af læringsmiljøet på deres uddannelse og deres egne tilgange til læring. Ifølge beskrivelsen på UFM’s hjemmeside giver målingen systematisk viden om uddannelserne og de studerende, som uddannelsesinstitutionerne kan bruge til at gøre uddannelserne endnu bedre. Resultaterne fra Læringsbarometret indgår desuden i bevillingssystemet for de videregående uddannelser. Målingen i 2021 er særlig vigtig, da denne vil danne grundlag for genfastsættelse af en del af AAU’s bevilling i 2023.
’Læringsbarometret’ udsendes ultimo oktober 2021 sammen med UFMs anden undersøgelse ’Uddannelseszoom’. Når en uddannelsesinstitution går med i den fulde undersøgelse iht. ’Læringsbarometer’, forpligter den sig også til at supplere ministeriets indsamlingsstrategi med lokale initiativer, der højner svarprocenten. Det kan eksempelvis være informationskampagner på studiemail, infoskærme eller i forbindelse med undervisningstimerne. Forhåbningen er, at AAU ved diverse indsatser kan få en høj svarprocent, hvilket kan give os et robust datagrundlag på området.
Strategi og Politik i Studieservice sender løbende information til institutterne om initiativerne på AAU. Flere initiativer kan også involvere hjælp fra medarbejderne på de enkelte studier.
Digital understøttelse af kvalitetsarbejdets processer
På alle niveauer af organisationen er der stor efterspørgsel på bedre digital understøttelse af kvalitetsarbejdets processer og dokumentationen heraf. På den baggrund er der bevilliget midler til et projekt, der har til formål at:
afdække organisationens behov for understøttelse af kvalitetsarbejdets processer.
vurdere om AAU’s eksisterende systemportefølje (Teams) har egnede værktøjer.
Implementere og forankre.
Projektet sættes i gang i efteråret 2021 og forløber over 2 år. Der pågår i skrivende stund en ansættelsesproces, hvor den bedst egnede projektleder findes.
Datapakken 2021
Forud for projektet om digital understøttelse af kvalitetsarbejdet er vi også i fuld gang med en revision af datapakken. Tidligere kendt som ”studienævnsrapporten” er datapakken et væsentligt bilag ifm. den årlige kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering, og derfor er det også nødvendigt at opdatere form og indhold for dette værktøj. Datapakken indeholder data for kvantitative indikatorer på uddannelsesniveau og bliver udsendt til studienævn i starten af november.
Til den tid vil man i Qlikview kunne få et mere detaljeret overblik, og det vil blive muligt at krydse data med forskellige baggrundskarakteristika. Derudover kommer der en række mindre quality-of-life forbedringer som fx en fane for hver indikator, en forside med oversigt over alle uddannelser og de tilknyttede grænseværdier (notatet ”indikatorer og grænseværdier for uddannelseskvalitet 2021-2022 bliver tilgængelig på kvalitetshjemmesiden). Desuden vil brugere med STADS-adgang også have mulighed for at tilgå individlister gennem systemet.
Relevante medarbejdere vil i oktober blive inviteret til en introduktion til datapakken, og her forventer vi også at have en vejledning i brug af Qlikviewrapporten klar.
Kvalitetsarbejdet i efterår og vinter 2021/2022
Den helt store dagsorden for 2021 er implementering af det reviderede kvalitetssystem, der blev skudt i gang i foråret med en række informations- og dialogmøder mellem institutterne og medarbejdere fra (dengang) Strategi og Kvalitet. Dette arbejde fortsætter henover efteråret og vinteren, hvor Kvalitet og Analyse vil sætte gang i rækken af processer, der føder ind i den overordnede kvalitetsopgave.
Status på værktøjer til kvalitetsarbejdet
Via kvalitetshjemmesiden kan siden ”værktøjer til kvalitetsarbejdet” tilgås. Her findes en lang række af skabeloner og vejledninger til brug i forbindelse med kvalitetsarbejdet. Du finder bl.a. turnusplanen for uddannelsesevaluering, skabeloner til uddannelsesevalueringerne (både for ordinære og EVU) og en vejledning til udarbejdelse til institutinterne procedurer.
En del af de planlagte værktøjer er endnu ikke færdige, men vil blive udarbejdet og være tilgængelige på det tidspunkt, hvor de skal bruges.
Det meget efterspurgte årshjul er under udarbejdelse, og kommer ud hurtigst muligt.
Uddannelsesevaluering og årlig kvalitetsopfølgning (kvalitetsstatus og kvalitetsrapportering)
Før sommerferien blev der afholdt informationsmøder med de institutter, der har uddannelser som skal uddannelsesevalueres i starten af 2022. Processen kører efter ”procedure for årlig kvalitetsopfølgning og uddannelsesevaluering” i det reviderede kvalitetssystem, og ligner meget de kendte ”selvevalueringer”. Dog er den blevet rykket tidsmæssigt, så selve evalueringen ligger i januar/februar 2022. En stor del af arbejdet forud for evalueringen, herunder udarbejdelse af selve rapporten, er placeret i perioden maj-januar/februar. Uddannelsesevalueringsmøder afholdes af instituttet, og det er bl.a. instituttets ansvar at få indkaldt relevante medarbejder og eksterne deltagere.
Alle institutter og relevante medarbejdere er i september/oktober blevet indkaldt til fakultetsvise opstartsmøder for både kvalitetsstatus og kvalitetsrapportering. På forårets møder blev der givet en overordnet indflyvning til den reviderede proces, og vi vil på møderne i september gå meget mere i detaljen med arbejdet.
Kvalitetsstatusmøder afholdes internt på instituttet, mens kvalitetsrapporteringsmøderne vil blive indkaldt af Kvalitet og Analyse på vegne af prodekanerne for uddannelse.
Udmeldelse af ikke-fremmødte studerende på bachelor- og kandidatuddannelser
Processen for udmeldelse af ikke-fremmødte studerende er blevet integreret i det reviderede kvalitetssystem, og er gældende for alle bachelor, professionsbachelor- og kandidatuddannelser. Processen løber fra start-september til oktober, og starter med, at studienævnsformænd sikrer registrering af ikke-fremmødte studerende. I samarbejde med Optagelse og Efteruddannelse ved Studieservice kontaktes relevante studerende herfefter med henblik på udmeldelse.
Vejledning af forsinkede studerende
D. 25. august blev der afholdt opstartsmøde for procedure for vejledning af forsinkede studerende. I det reviderede system kører processen én gang pr. semester: I efterårssemesteret for studerende på 3., 5., 7. og 9. semestre og i forårssemesteret for studerende på 1. studieår.
I umiddelbar forlængelse af reeksamen sikrer institutleder, at der trækkes en liste med forsinkede studerende fra Qlikviewrapporten ”identifikation af forsinkede studerende”, og relevante studerende tilbydes samtale ved studienævnsformand eller Studie- og trivselsvejledningen.
Der er udarbejdet en vejledning som kan tilgås direkte fra Qlikviewrapporten eller via siden ”værktøjer til kvalitetsarbejdet”.
Læs den fulde ”procedure for vejledning af forsinkede studerende” på kvalitetshjemmesiden.
Evaluering med studerende
Kravene til evalueringer med de studerende er samlet i et dokument, der beskriver de principper, som evalueringerne skal leve op til. På den baggrund blev institutterne i foråret sat i gang med at udarbejde eller opdatere deres plan for evalueringer, da flere ting har ændret sig: bl.a. har de forskellige typer af evalueringer ændret navn (se terminologilisten på hjemmesiden), og studiestarten skal evalueres for alle professionsbacheloruddannelser, bacheloruddannelser og kandidatuddannelser.
Dialog med censorer og censorformandsskaber
Proceduren for dialog med censorer og censorformandsskaber er videreført uden ændringer i det reviderede kvalitetssystem. Det er dermed fortsat Kvalitet og Analyse, der forestår indsamling af årsberetningerne fra censorformandskaberne, som efterfølgende formidles til behandling på det enkelte studienævn.
Læs ”procedure for dialog med censorer og censorformandsskab” i detaljer på kvalitetshjemmesiden.
Opfølgning på og udvikling af studiemiljøet
Den reviderede proces var på dagsordenen på kvalitetsnetværksmødet d. 23. august, og havde opstartsmøde sammen med processen for bemandingsplanlægning d. 24. august. Der har i den reviderede procedure været fokus på at ensrette, systematisere og effektivisere processen, og der er nu én fælles skabelon for hele processen, som benyttes på alle fakulteter.
Foruden den løbende indmelding og løsning på mindre fejl og mangler via AAU Building Support App’en eller IT Support skal ønsker og udfordringer, der skal løses af Campus Service eller IT, fremsendes til CAS og ITS senest 11. oktober.
Større ønsker og udfordringer som ikke løses af instituttet, CAS eller ITS, men som skal viderebringes til prodekanen, skal fremsendes til Kvalitet og Analyse senest 1. november.
Hele ”procedure for opfølgning på og udvikling af studiemiljøet” kan læses på kvalitetshjemmesiden.
Plan for pædagogisk-didaktisk kompetenceudvikling
På forårets møder blev institutterne også sat i gang med at udarbejde en plan for pædagogisk-didaktisk kompetenceudvikling, der skal honorer de principper, der er beskrevet i det reviderede kvalitetssystem.
Arbejdet handler om at systematisere kompetenceudviklingen på det pædagogisk-didaktiske område på institutniveau, gennem en beskrivelse af systematikken. Pga. forskellighederne institutterne imellem vil der ikke blive udarbejdet en skabelon til dette. Dog ligger der på siden ”værktøjer til kvalitetsarbejdet” en vejledning til udarbejdelse af decentrale procedurer, hvor det evt. kan findes inspiration. Der er deadline for udarbejdelse af planen d. 1. oktober.
Bemandingsplanlægning for forårssemesteret 2022
Også bemandingsplanlægning var på dagsordenen på kvalitetsnetværket d. 23. august og opstartsmødet d. 23. Processen er justeret mhp. sikre en større grad af smidighed i arbejdet og at sænke dokumentations-kravet.
I løbet af efteråret skal institutleder sikre rekvirering og bemanding i RES, og processen afsluttes med et møde mellem institutleder, studieleder og studienævnsformand i december. En konkret vejledning til udarbejdelse af bemandingsplaner med data fra RES (via udtræk fra Qlikview) er under udarbejdelse.
Læs alle ”principper for forskningsbasering og videngrundlag” på kvalitetshjemmesiden.
Plan for videngrundlag for PBA- og DI-uddannelser (SAMF, ENG og TECH)
For de erhvervs- og professionsrettede uddannelser har de relevante institutter desuden fået til opgave at opdatere/udarbejde deres plan for videngrundlag. Denne plan skal forholde sig til ”principper for forskningsbasering og videngrundlag”. Planen skal være klar ved udgangen af 2021, hvorefter denne skal implementeres i praksis.
Kvalitet og Analyse er i skrivende stund i færd med at udarbejde en vejledning til udarbejdelse af planen, der vil blive tilgængelig på siden ”værktøjer til kvalitetsarbejdet”.
Dimittendundersøgelser
Der er i løbet af foråret blevet foretaget dimittendundersøgelser for de uddannelser, der skal uddannelsesevaluere i 2022, eller som i 2022 går ind i år 4 af uddannelsesevalueringscyklussen. Rapporterne for disse dimittendundersøgelser er i gang med at blive behandlet, og vil løbende blive sendt ud, efterhånden som de er klar. Dimittendrapporterne skal behandles i studienævnene, inden uddannelsesevalueringsprocessen sættes i gang i maj 2022.
I november 2021 påbegyndes udarbejdelsen af evt. uddannelsesspecifikke spørgsmål for dimittendrapporterne for det næste hold uddannelser, dvs. de uddannelser der skal uddannelsesevaluere i 2023, eller som i 2023 går ind i år 4 i uddannelsesevalueringscyklussen.
Du kan se hvilke uddannelser, der skal uddannelsesevaluere hvornår – og dermed hvilke uddannelser der bliver udarbejdet dimittendrapporter for – på turnusplanen for uddannelsesevalueringer på siden ”værktøjer til kvalitetsarbejdet”.
Se også den fulde procedure for dimittendundersøgelserne på kvalitetshjemmesiden.
Nedsættelse af og dialog med aftagerpaneler
Ift. aftagerpaneler byder det reviderede system ikke på meget nyt indhold. Dog skal institutterne være opmærksomme på en skærpelse af dokumentationskravene: både en oversigt over aftagerpanelerne og referater fra møderne skal være tilgængelige på institutternes hjemmeside – evt. på en passwordbeskyttet side.
I efteråret bliver institutterne inviteret til en workshop omkring aftagerpaneler, med henblik på at give inspiration til, hvordan aftagerpanelerne kan bruges, så de skaber værdi for uddannelserne.
Læs den fulde ”procedure for nedsættelse af og dialog med aftagerpaneler” på kvalitetshjemmesiden, og find skabelon til indstilling/oversigt over instituttets aftagerpaneler på siden ”værktøjer til kvalitetsarbejdet”.
Kontakt
Har du spørgsmål eller kommentarer til indholdet i nyhedsbrevet, er du som altid velkommen til at tage fat i en af os i Kvalitet og Analyse. Du kan finde vores direkte kontaktinformationer på Kvalitet og Analyses hjemmeside eller skrive til funktionspostkassen kvalitet@adm.aau.dk