NYT FRA STRATEGI OG KVALITET
- Nyt fra kvalitetsnetværket
- Introduktionsmøder for nye uddannelsesledere
- Opsamling på dialogmøder med institutterne
- Status for evaluering og udvikling af AAU's kvalitetssystem
- Workshops ifm. arbejdsgrupperne for evaluering og udvikling af AAU’s kvalitetssystem
- Opdateret kvalitetsårshjul
KVALITETSOPGAVER I EFTERÅRET 2020
- Selvevaluering af uddannelser
- Studienævnsrapporter
- Dimittendundersøgelser
- Opfølgning på fysisk studiemiljø
- Standardiserede studiemiljøspørgsmål i semesterevalueringer
- Statusnotater for bemanding for forårssemesteret 2021
- Handlingsplansmøder
- Kontakt
I efterårets nyhedsbrev giver vi kort opdatering på de processer og projekter, der har Strategi og Kvalitet som tovholder. Desuden får I også en oversigt over de kvalitetsopgaver, der starter op i løbet af det næste halve år – fra september til og med januar.
Nyhedsbrevet er et supplement til den løbende, daglige kommunikation, og vi hører meget gerne tilbage, hvis du har spørgsmål, kommentarer eller ønsker til emner vi kan tage op i nyhedsbrevet.
Ønsker du at modtage nyhedsbrevet direkte, men ikke har fået det tilsendt, sat tag fat i Kristian Neergaard (khn@adm.aau.dk) i Strategi og Kvalitet. Næste nyhedsbrev udkommer 1. februar 2021.
Venlig hilsen
Strategi og Kvalitet
Nyt fra strategi og kvalitet
Nyt fra kvalitetsnetværket
AAU kvalitetsnetværket har endelig haft mulighed for at mødes igen, efter at mødet i maj måtte aflyses grundet corona-situationen. Temaet for det 5. møde den 26. august var ”Studiemiljø”, som er et meget aktuelt emne, både fordi den nuværende corona-situation har gjort, at studerende har haft svært ved at have kontakt til studiemiljøet, men også fordi projektet ”Evaluering og udvikling af AAU’s kvalitetssystem” lige nu behandler det nye fremadrettede kvalitetsområde for ”Studiemiljø”.
Kvalitetsnetværket gav derfor deres mange nuancerede input til det nye rammedokument for ”Studiemiljø” samtidig med, at der som altid på kvalitetsnetværksmøderne var tid til videndeling i grupper.
Der samles op på dagens diskussion i grupperne.
Som oplæg inden vidensdeling i grupperne gav Lene Tølbøll, studieleder på Institut for Sociologi og Socialt Arbejde, et spændende oplæg om instituttets arbejdsprocesser for udvikling studiemiljøet og om nye spændende måder at indrette grupperum med på bl.a. stort hensyn til det æstetiske studiemiljø. Instituttet deltager desuden i et projekt sammen med Campus Service om ”Fremtidens undervisningsrum”, der er tilpasset fremtidens digitalisering af undervisningen. I denne udgave af fremtidens grupperum sidder de studerende ved gruppeborde. Alle de nye rum bliver testet og evalueret i det kommende studieår.
Næste møde i kvalitetsnetværket er den 24. november. Temaet er endnu ikke fastlagt, så idéer og ønsker kan altid sendes til Lena på lhl@adm.aau.dk. Inden for den næste måneds tid meldes temaet ud til netværkets deltagere og til institutpostkasserne.
Læs mere om AAU kvalitetsnetværk på kvalitetsnetværkets hjemmeside, hvor der bl.a. kan læses om referaterne fra møderne og hvordan man tilmelder sig til møderne.
Introduktionsmøder for nye uddannelsesledere
Strategi og Kvalitet har i september inviteret nye studienævnsformænd og studieledere til introduktionsmøder om kvalitetssystemet. På møderne vil vi gennemgå både de overordnede rammer samt mere konkrete elementer for AAU’s kvalitetssystem. Målet med møderne er at give uddannelsesledelsen en bedre forståelse for konteksten for kvalitetsarbejdet og opbygningen af AAU’s kvalitetssystem og dermed give bedre forudsætninger for kvalitetsarbejdet på uddannelsesområdet.
Fra Strategi og Kvalitet deltager Sebastian Rakov samt de sagsbehandlere, der er tilknyttet deltagernes institutter.
Opsamling på dialogmøder med institutterne
Sammen med institutterne har Strategi og Kvalitet henover foråret og sommeren afholdt dialogmøder med de medarbejdere, der er involveret i kvalitetsarbejdet.
Dialogmøderne er en uformel snak om kvalitetsarbejdet. Formålet med møderne er dels at afstemme processer og deadlines forbundet med årets kvalitetsopgaver, dels en måde for os i Strategi og Kvalitet at få gode input, der kan kvalificere vores arbejde med at understøtte institutternes og studienævnenes arbejde.
Særligt i år har dialogmøderne givet mange gode inputs til evalueringen og udviklingen af AAU’s kvalitetssystem, som supplerer det arbejde der pt. foregår. Disse input er meget værdifulde, og vil blive taget med, når vi begynder at bearbejde de konkrete procedurer, som kommer til at indgå i det reviderede kvalitetssystem.
Status for evaluering og udvikling af AAU’s kvalitetssystem
Bl.a. på baggrund af mange gode spørgsmål som vi fik i forbindelse med dialogmøderne, udsendte Strategi og Kvalitet i juli et ekstra nyhedsbrev, hvor det reviderede kvalitetssystem var i særlig fokus. Her gav vi et overblik over projektets forløb og status og gav svar på mange af de spørgsmål, som vi har modtaget i løbet af foråret og den tidlige sommer.
Hvis du ikke fik læst nyhedsbrevet fra juli, kan det stadig findes på kvalitetshjemmesiden under nyhedsbreve.
WORKSHOPS IFM. EVALUERING OG UDVIKLING AF AAU’S KVALITETSSYSTEM
Fase 3 af projektet ”Evaluering og udvikling af AAU’s kvalitetssystem” er nu ved at være halvvejs. I fase tre skal de seks nye kvalitetsområder udvikles i form af at definerede krav til kvalitetsområderne samt udvikling og justering af nye og eksisterende arbejdsprocesser/procedurer til de nye områder.
Nedenfor ses organiseringen af projektet, hvor arbejdsgrupperne i de gule kasser er dem, der i øjeblikket er godt i gang med arbejdet.
Diagram med oversigt over organiseringen af projektet.
Grundet corona-situationen har det ikke været muligt at lave gruppearbejde i foråret og der er i stedet i uge 34 og 35 afholdt workshops for de første tre kvalitetsområder:
1. Rekruttering og studiestart
4. Studiemiljø
6. Job og karriere
Deltagerne, som er sammensat på tværs af fakulteterne og ud fra jobfunktionens relevans til det enkelte kvalitetsområde, har på de enkelte workshops givet input til de rammedokumenter, der skal definere kvalitetsområderne. Rammedokumenterne indeholder bl.a.:
- Standarder (der operationaliserer målsætningerne fra kvalitetspolitikken)
- Standarder er et udtryk for det ønskede kvalitetsmæssige niveau. - Indikatorer (er tilknyttet en standard)
- Et middel til vurdering af opfyldelsen af standarderne - både kvantitative og kvalitative. - Oversigt over tilknyttede procedurer og værktøjer
- Detaljerede beskrivelser af arbejdsgange – hvem, hvad, hvornår.
Samtidig vil arbejdsgruppen fortsætte som en følgegruppe, der bruges til høringer eller andre former for deltagelse i udarbejdelsen af procedurerne.
Drøftelser i arbejdsgruppe 6
Arbejdsgrupperne i de blå kasser er i øjeblikket under oprettelse og vil blive involveret i udviklingen af de tre sidste kvalitetsområder hen over efteråret.
Læs eventuelt mere om projektet ”Evaluering og udvikling af kvalitetssystemet” på kvalitetshjemmesiden, hvor der bla. ses en oversigt over deltagerne i de enkelte arbejdsgrupper.
Opdateret kvalitetsårshjul og oversigt over kvalitetsopgaverne
I efteråret kommer der en opdatering af det kvalitetsårshjul, der ligger på AAU’s kvalitetshjemmeside under kvalitetssikringsværktøjer.
Årshjulet bliver bl.a. opdateret med en række af de opgaver, der ikke har nogen konkret deadline eller som skal behandles kontinuerligt i løbet af året. Der vil blive sendt en mail ud, når det nye årshjul er klart.
Kvalitetsopgaver i efteråret 2020
Selvevaluering af uddannelser
I september holdes der selvevalueringsmøder på de uddannelser, der skal selvevalueres i år. På selvevalueringsmøderne drøftes udfordringer og problemstillinger for den enkelte uddannelse mellem uddannelsesledelsen, eksterne faglige eksperter og aftagerrepræsentanter. Sammen med årets studienævnsrapporter leder selvevalueringsmøderne frem til udarbejdelsen af en handlingsplan for uddannelsen. På handlingsplansmøderne i december og januar drøftes handlingsplanerne forud for den endelige godkendelse ved prodekanen for uddannelse.
Uddannelsernes selvevaluering er et centralt element i kvalitetssystemet, og den fulde procedure for selvevaluerings- og handlingsplansmøderne kan ses på kvalitetshjemmesiden.
Studienævnsrapporter
De årlige studienævnsrapporter med kvalitetsnøgletal udsendes i oktober og behandles i studienævn og ved institutledelsen frem mod selvevalueringshandlingsplans- og handlingsplansstatusmøderne i december/januar. Studienævnsrapporterne skal drøftes på disse møder i sammenhæng med handlingsplanerne, og er en del af grundlaget for den løbende justering af handlingsplanerne.
Bemærk i øvrigt at det igen i år er muligt at opgøre nøgletal for forskningsdækning enten ved at trække dem direkte fra testversionen af forskningsdækningsrapporten i QlikView, eller ved at nøgletallet opgøres af instituttet selv, på baggrund af skabelon udsendt af Strategi og Kvalitet. De institutter der selv ønsker at opgøre nøgletal for forskningsdækning har meldt dette ind og har modtaget skabeloner hertil.
Den fulde procedure for studienævnsrapporterne kan læses på kvalitetshjemmesiden.
Dimittendundersøgelser
Der er i løbet af foråret blevet foretaget dimittendundersøgelser for de uddannelser der skal selvevaluere i 2021, eller som i 2021 går ind i år 4 af selvevalueringscyklussen. Rapporterne for disse dimittendundersøgelser er i gang med at blive behandlet og vil løbende blive sendt ud, efterhånden som de er klar. Dimittendrapporterne skal behandles i studienævnene i løbet af efteråret/vinteren, inden selvevalueringsprocessen sættes i gang i februar 2021.
I november 2020 påbegyndes udarbejdelsen af evt. uddannelsesspecifikke spørgsmål for dimittendrapporterne for det næste hold uddannelser, dvs. de uddannelser der skal selvevaluere i 2022 eller som i 2022 går ind i år 4 i selvevalueringscyklussen.
Du kan se hvilke uddannelser, der skal selvevaluere hvornår – og dermed hvilke uddannelser der bliver udarbejdet dimittendrapporter for – på turnusplanen for selvevalueringer på kvalitetshjemmesiden under værktøjer.
Se evt. også den fulde procedure for dimittendundersøgelserne på kvalitetshjemmesiden.
Opfølgning på Fysisk studiemiljø
Processen for indsamling, behandling og evt. videregivelse af uløste problematikker vedrørende fysisk studiemiljø påbegyndes af studienævnsformænd i september/oktober. De indsamlede problematikker og udfordringer drøftes på institutrådsmøde senest i december, hvorefter institutlederen sikrer udarbejdelse af en samlet oversigt over de problematikker, der skal videregives til CAS/prodekanen for uddannelse. Institutlederen er også ansvarlig for at sikre opfølgning og tilbagemelding til de studerende.
Processen for opfølgning på studiemiljøet er beskrevet i nærmere detalje i de fakultetsspecifikke procesbeskrivelser, som du kan finde på kvalitetshjemmesiden.
Standardiserede studiemiljøspørgsmål i semesterevalueringer
I efteråret 2019 traf Det Strategiske Uddannelsesråd (DSUR) beslutning om, at der skal indarbejdes ensartede (standardiserede) studiemiljøspørgsmål i evalueringer af forårssemestret på alle ordinære uddannelser. Med de udvalgte spørgsmål behøver uddannelserne ikke at stille flere spørgsmål til studiemiljø i den kvantitative evaluering. Uddannelserne har dog mulighed for selv at tilføje flere spørgsmål om studiemiljøet, hvis dette ønskes. Resultaterne fra de standardiserede kvantitative besvarelser skal samles og opgøres på institutniveau, fordelt på campusser, via indtastning i skemaer i Workzone. Fristen for dette er d. 9. oktober 2020.
På baggrund af resultaterne fra institutterne laver Strategi og Kvalitet en statusrapport på hhv. fakultets- og institutionsniveau. Rapporten vil blive behandlet i Studiemiljørådet og DSUR.
Behandlingen af og opfølgningen på både de kvalitative og kvantitative resultater fra den enkelte uddannelses semesterevaluering skal som altid ske i studienævnene.
I et forsøg på at øge svarprocenterne blev det også besluttet, at forårets kvantitative semesterevaluering skal foretages i forbindelse med en undervisningsgang (i det omfang det er muligt).
Statusnotater for bemanding for forårssemesteret 2021
I efteråret begynder processen om bemanding af uddannelserne for foråret 2021. Statusnotaterne for bemanding udarbejdes på baggrund af bemandingsmøder mellem institut- og studieleder i oktober/november, inden de indsendes til Strategi og Kvalitet primo december.
Statusnotaterne udarbejdes på baggrund af retningslinjerne i de fakultetsspecifikke udmøntningsnotater for bemanding, som du kan finde på kvalitetshjemmesiden.
Skabelonerne til statusnotaterne findes også på kvalitetshjemmesiden under værktøjer.
Handlingsplansmøder
I december og januar har Strategi og Kvalitet indkaldt til selvevalueringshandlingsplans- og handlingsplansstatusmøder. For de uddannelser der selvevaluerer i 2020 afholdes selvevalueringshandlingsplansmøder, hvor udkast til nye handlingsplaner, udarbejdet på baggrund af selvevalueringsmødet i august/september, studienævnsrapporterne og overgangshandlingsplanen, drøftes.
For uddannelser der har selvevalueret i tidligere år, afholdes der handlingsplansstatusmøder, hvor implementering og justering af eksisterede handlingsplaner drøftes bl.a. på baggrund af årets studienævnsrapporter.
Hele proceduren for handlingsplansmøderne kan læses i ”Procedure for selvevaluering og udvikling af uddannelser” på kvalitetshjemmesiden.
Kontakt
Har du spørgsmål eller kommentarer til indholdet i nyhedsbrevet, er du som altid velkommen til at tage fat i en af os i Strategi og Kvalitet. Du kan finde vores direkte kontaktinformationer på Strategi og Kvalitets hjemmeside.