NYT FRA STRATEGI OG KVALITET
- Opsamling på uddannelses- og institutionsberetninger
- Studiemiljø kommer i fokus på kvalitetsnetværket efter ferien
- Orientering om brev om næste institutionsakkreditering
- Revidering af kvalitetssystemet: Status
- Revidering af kvalitetssystemet: FAQ
Der er stor efterspørgsel på information omkring evalueringen og udviklingen af AAUs kvalitetssystem. Derfor får I her en ekstra udgave af Strategi og Kvalitets Nyhedsbrev, hvor vi bl.a. giver en status på processen omkring udviklingen af kvalitetssystemet, og giver svar på en række ofte-stillede-spørgsmål.
Som planlagt udkommer Strategi og Kvalitets Nyhedsbrev også i en august-udgave, hvor vi som vanligt kigger frem mod efterårets og vinterens kvalitetsopgaver.
Hvis du har kommentarer, spørgsmål eller ønsker til indholdet i dette eller næste nyhedsbrev – eller ønsker at modtage nyhedsbrevet, men ikke har fået det tilsendt – så tag fat i Kristian Neergaard (khn@adm.aau.dk) i Strategi og Kvalitet.
De bedste sommerhilsner
Strategi og Kvalitet
Nyt fra Strategi og Kvalitet
Opsamling på uddannelses- og institutionsberetninger
I forlængelse af vinterens handlingsplans- og statusmøder udarbejdede prodekanen for uddannelse på hvert fakultet (i samarbejde med dekansekretariaterne og Studieservice) en uddannelsesberetning. Uddannelsesberetningerne opsummerer kvalitets- og udviklingsarbejdet, generelle tendenser samt relevante udfordringer og problemstillinger, som uddannelserne har gennemgået i året 2019. Beretningerne er blevet drøftet på forårets direktionsmøder, hvor de blev taget godt imod.
I forlængelse af uddannelsesberetningerne er der udarbejdet en institutionsberetning, der samler op på fakulteternes uddannelsesberetninger med fokus på tværgående indsatsområder i kvalitetsarbejdet. Fokus har været en rapportering på de igangværende tværgående indsatser samt indstilling til nye/fortsatte indsatser på tværs af organisationen. Det er blevet besluttet, at der det kommende år skal være fokus på følgende to tværgående indsatser:
- Fastholdelse og frafald: Frafaldet på første studieår er overordnet set blevet flot reduceret for studerende optaget i 2018. For bachelorstuderende 2018 er frafaldet reduceret med 4,7%-point i forhold til 2017, mens frafaldet for kandidatstuderende er faldet med 1,4 %-point. Den flotte nedgang i frafaldet betyder, at AAU går fra at have det højeste frafald blandt danske universiteter i 2017, til at ligge i den lave ende af skalaen, for både bachelor- og kandidatuddannelser. Der skal fortsat være en særlig opmærksomhed på at fastholde og evt. forbedre det lavere frafaldsniveau. I den forbindelse er der også skærpet opmærksomhed på, om Corona-nedlukningen får konsekvenser for frafaldet. I efteråret 2020 igangsættes der desuden tre pilotprojekter med fokus på studerendes trivsel – og selvfølgelig fastholdelse. Samtidig arbejdes der videre med fokus på særligt studiestart og fastholdelse og de værktøjer, der blev udarbejdet af den fastholdelsestaskforce, der var nedsat i 2019.
- Ledighed: Ledigheden for AAUs dimittender er generelt set steget i løbet af de seneste år, og de nyeste tal fra sektoren viser, at AAU har den højeste dimittendledighed blandt danske universiteter, med undtagelse af Roskilde Universitet.
Pga. Corona-situationen ses en væsentlig stigning i dimittendledigheden i foråret 2020, hvilket vækker bekymring for, at dimittendårgangen 2020 vil få svære betingelser for at få det første job.
På den baggrund skal der i 2020 fortsat arbejdes med employability-indsatserne på ledighedstruede uddannelser, herunder bl.a. karriereunderstøttende aktiviteter, øget netværksdannelse, øgning af specialesamarbejder med virksomheder, samarbejde med AAU Karriere, m.fl.
I den forbindelse har AAU Karriere i foråret udarbejdet en række anbefalinger til den fortsatte employability indsats, som blev behandlet på Det Strategiske Uddannelsesråds møde d. 12. juni.
Institutionsberetningen for 2019 blev behandlet i AAU’s bestyrelse d. 22. juni.
Studiemiljø kommer i fokus på kvalitetsnetværket efter ferien
Den 26. august kl. 12:00 afholder AAU kvalitetsnetværk det 5. møde, og på dette møde bliver temaet ”Studiemiljø”.
Der vil først på mødet blive orienteret om status på projektet ”Evaluering og udvikling af AAU’s kvalitetssystem”, hvor fase 3 nu er godt i gang, og hvor de nye kvalitetsområder udvikles og revideres. Deltagerne på netværksmødet vil få mulighed for at give input til de kommende dokumenter (rammedokumenter, procedurer og principper) indenfor kvalitetsområde ”4. Studiemiljø” i det nye kvalitetssystem.
På mødets vidensdelingsdel rettes fokus på institutternes arbejde med at evaluere og følge op på studiemiljøet. Ligesom ved de tidligere møder vil gruppedrøftelserne dreje sig om, hvad der fungerer godt og hvad der kunne fungere bedre. Disse input vil også blive taget med i udviklingen af det nye kvalitetssystem.
Tilmelding til møderne foregår her: Mødetilmelding
Der kan læses mere om AAU Kvalitetsnetværk her: AAU Kvalitetsnetværk
Orientering om brev om næste institutionsakkreditering
Aalborg Universitet modtog 12. maj brev fra Danmark Akkrediteringsinstitution om opstart og rådsbehandling ifm. 2. runde af institutionsakkrediteringerne. På den baggrund forventes det, at AAU skal indsende institutionsrapport i februar 2023. Aalborg Universitets akkreditering er gyldig frem til juni 2024, hvor vi forventer at have modtaget endelig afgørelse på 2. runde af institutionsakkrediteringen.
Hvis du er interesseret i at læse mere om processen og rammerne for institutionsakkrediteringen, kan du få meget mere at vide på Danmarks Akkrediteringsinstitutions hjemmeside.
Revidering af kvalitetssystemet: Status
Projektet ”Evaluering og udvikling af kvalitetssystemet” blev i gangsat i starten af 2019. Projektet gennemgår fire faser, hvor vi pt. har fuld gang i fase 3.
I Fase 1 af projektet, der formelt løb fra februar–august 2019, blev der i april måned afholdt to evalueringsworkshops med bred deltagelse fra alle niveauer i organisationen. På baggrund af disse workshops blev der udarbejdet et notat, der identificerede konkrete styrker, svagheder og forslag til forbedringer af kvalitetssystemet.
Fase 2 havde til formål at udvikle og revidere dokumenterne ”Kvalitetspolitik for uddannelsesområdet på Aalborg Universitet” samt ”Organisering af kvalitetsledelse på uddannelserne på Aalborg Universitet”. Fase 2 bygger videre på arbejdet i fase 1 samt de interne og eksterne krav, der stilles til kvalitetsarbejdet. Med andre ord havde arbejdsgruppen i fase 2 til opgave at udarbejde den overordnede ramme og struktur for kvalitetsarbejdet på AAU, herunder at fastlægge cyklus og proces for evalueringen af uddannelser. Den nedsatte arbejdsgruppe havde deltagelse af et bredt udvalg fra alle fakulteter og niveauer i uddannelsesledelsen, samt studerende. Fase 2 forløb fra september 2019–januar 2020. I den nye kvalitetspolitik, som blev godkendt af Rådet for Kvalitetssikring og –udvikling i maj 2020, ses de fremadrettede kvalitetsområder for kvalitetsarbejdet på AAU:
- Rekruttering og studiestart
- Uddannelsernes udvikling, tilrettelæggelse og drift
- Principper for problembaseret læring
- Studiemiljø
- Forskningsbasering og pædagogiske kompetencer
- Job og Karriere
Med udgangspunkt i den nye struktur for kvalitetssystemet er fokus i projektets fase 3 at udvikle og revidere kvalitetsområderne. Dette arbejde udmøntes i et rammedokument for hvert kvalitetsområde, hvori kvalitetspolitikkens målsætninger derved bliver udmøntet i standarder og indikatorer, der definerer, hvad der er tilfredsstillende kvalitet.
Rammedokumenterne kommer også til at fastlægge, hvilke procedurer og principper, der skal være udarbejdet til at understøtte gennemførelsen af kvalitetsarbejdet i kvalitetsområdet.
Fase 3 løber indtil januar 2021. Corona-situationen har i foråret betydet, at det ikke har været muligt at mødes i de planlagte arbejdsgrupper, der skulle have arbejdet med tre af de seks nye kvalitetsområder (”Rekruttering og studiestart”, ”Studiemiljø” og ”Job og karriere” - de resterende tre kvalitetsområder sættes i gang i efteråret 2020). Processen er derfor ændret, så der i stedet for arbejdsgruppemøder i foråret afholdes en workshop i august. Til drøftelse på de tre workshops har prorektor og prodekanerne udarbejdet et oplæg til målsætninger, standarder og indikatorer.
I fase 4, der kommer til at løbe i perioden februar–juni 2021, skal det reviderede kvalitetssystem rulles ud og implementeres i organisationen. Der er endnu ingen konkret beskrivelse for netop denne del af processen, men målet er, at alle har kendskab til systemet, deres rolle, ansvar og opgaver i forhold til kvalitetsarbejde til sommerferien i 2021.
Hvis du vil læse mere om arbejdet i projektet kan du finde en detaljeret oversigt over projektet, deltagere i arbejdsgrupperne og de fire faser, her: Evaluering og udvikling af AAU's kvalitetssystem
Revidering af kvalitetssystemet: FAQ
I forbindelse med forårets dialogmøder om kvalitetsarbejdet mellem institutter og Strategi og Kvalitet, er der blevet drøftet en række spørgsmål vedr. status på projektet ”Evaluering og udvikling af kvalitetssystemet”. De ofte stillede spørgsmål og tilhørende svar er gengivet nedenfor for at udbrede kendskabet til projektets status.
Hvilke arbejdsgrupper er nedsat til at arbejde med de forskellige kvalitetsområder?
Svar: På kvalitetssikringshjemmesiden kan du se et overblik over arbejdsgrupper og deltagerne i de enkelte arbejdsgrupper i fase 3, der kører frem til januar 2021: Projektorganisering for fase 2 og 3.
Arbejdsgrupperne er sammensat, så der er sikret repræsentation fra alle fakulteter, både VIP- og TAP-repræsentation samt repræsentation fra de forskellige centrale aktører i relation til de enkelte arbejdsgruppers områder.
Sammensætningen af Arbejdsgruppe for udvikling og revidering af AAU’s kvalitetspolitik og organisering af kvalitetsledelse i fase 2 kan ses her: Arbejdsgruppe for udvikling og revidering af AAU's kvalitetspolitik og organisering af kvalitetsledelse
Hvordan får jeg indflydelse på arbejdsgruppernes arbejde?
Svar: Arbejdsgrupperne tager i deres arbejde udgangspunkt i de mange gode forslag til udviklingen af kvalitetssystemet, der blev indsamlet på workshops i foråret 2019, med deltagelse af både TAP, VIP, studerende og ledelse, samt det input der kommer løbende via samarbejdet med dekanater og institutter, på dialogmøder med institutterne, statusmøder om handleplaner for de enkelte uddannelser m.v.
Hvis du har yderligere input må du gerne tage kontakt til gruppekoordinatorerne for de igangværende arbejdsgrupper. Gruppekoordinatorerne er alle fra Strategi og Kvalitet: Projektorganisering for fase 2 og 3.
Hvordan skal uddannelserne på AAU evalueres fremadrettet?
Svar: Den nuværende (nye) kadence, hvor uddannelserne selvevalueres hvert 6. år fastholdes.
I forbindelse med revideringen af kvalitetssystemet er det besluttet at kalde det ”Uddannelsesevaluering” og ikke ”Selvevaluering”. Sidstnævnte term udgår derfor med implementeringen af det reviderede kvalitetssystem i 2021.
Skal vi afholde statusmøder på handleplaner hvert år, når det reviderede kvalitetssystem implementeres?
Svar: Der vil skulle laves opfølgning på kvalitetsarbejdet hvert år, herunder ift. implementering af handlingsplaner, udvikling i nøgletal og evt. justering af handlingsplaner, men forventningen er, at der kun hvert andet år vil være tale om at institutter skal lave en skriftlig kvalitetsafrapportering til dekanatet. Det forventes endvidere, at der det år, hvor der gennemføres uddannelsesevaluering af en given uddannelse ikke også skal laves kvalitetsrapportering til dekanatet.
Se mere her, blandt andet foreløbigt udkast til cyklus for kvalitetsrapportering og uddannelsesevaluering: Evaluering og udvikling af AAU's kvalitetssystem
Der vil ske en grundig introduktion til de nye processer i forbindelse med, at de skal implementeres i organisationen.
Bliver der lavet en ny skabelon til selvevalueringsrapporter til hhv. ordinære uddannelser og masteruddannelser?
Svar: Der vil blive udarbejdet en revideret skabelon, som rapporterne skal udarbejdes i, når det reviderede kvalitetssystem implementeres. Arbejdet planlægges igangsat i efteråret 2020 af Strategi og Kvalitet med involvering af dekanater, institutter og studienævn.
Hvornår kommer der en ny skabelon til handleplaner for uddannelser?
Svar: Der vil blive udarbejdet en revideret skabelon, som handlingsplanerne skal udarbejdes i, når det reviderede kvalitetssystem implementeres. Arbejdet igangsættes af Strategi og Kvalitet med involvering af dekanater, institutter og studienævn.
Vil handleplaner blive IT-understøttet?
Svar: Lige nu kører der på TECH (under Studienævn for Teknoantropologi og Bæredygtigt Design) et pilotprojekt om IT-understøttelse af udarbejdelsen af nye handlingsplaner via Microsoft Teams frem til primo 2021. Erfaringer fra dette pilotprojekt inddrages i det videre arbejde med understøttelsen af det reviderede kvalitetssystem.
Skal vi blive ved med at lave statusnotater for bemanding hvert halve år?
Svar: Arbejdet med både nøgletal for forskningsdækning og statusnotater for bemanding behandles i den arbejdsgruppe, der koncentrerer sig om kvalitetsområde 5; Forskningsbasering og pædagogiske kompetencer. Arbejdet strækker sig hen over efteråret 2020, og det kan således endnu ikke konkluderes, hvordan monitoreringen af bemandingsplanlægning og forskningsbasering vil blive struktureret fremadrettet. Dog ligger det fast, at en del af de eksterne krav, der stilles til AAU (jf. Akkrediteringsinstitutionens Vejledning om institutionsakkreditering), betyder at forskningsbasering af uddannelser også fremadrettet skal monitoreres og dokumenteres systematisk.
Hvornår forventer I at være færdige med at revidere kvalitetssystemet?
Svar: Selve revideringen af kvalitetssystemet forventes afsluttet i januar 2021. Den afsluttende implementeringsfase i projektet ”Evaluering og udvikling af AAU’s kvalitetssystem” er fase 4, der forløber fra februar 2021 til juni 2021. På sidstnævnte tidspunkt forventes det reviderede kvalitetssystem at være formidlet internt i organisationen, ligesom ledere og medarbejdere vil kende deres ansvar og roller i systemet.
Hvordan får jeg at vide, når det er besluttet, at der skal ske ændringer i procedurer, processer, skabeloner eller lignende relateret til kvalitetsarbejdet?
Svar: Strategi og Kvalitet har ansvar for at igangsætte arbejdet med at implementere det reviderede kvalitetssystem og vil i den forbindelse også sende information til hovedpostkasser og centrale aktører i kvalitetsarbejdet i god tid inden ændringer implementeres. Ligeledes vil der blive gennemført forskellige aktiviteter for de centrale aktører i kvalitetsarbejdet som støtte for disse i udøvelsen af deres ansvar og roller i det reviderede kvalitetssystem. Samtidig vil der også løbende blive informeret om beslutninger i forbindelse med revideringen af kvalitetssystemet på Kvalitetsnetværksmøder samt i nyhedsbrevet fra Strategi og Kvalitet.
Hvor kan jeg finde flere informationer?
Svar: Informationer om projekt ”Evaluering af Kvalitetssystemet” er samlet her: Evaluering og udvikling af AAU's kvalitetssystem
Hvis du har yderligere spørgsmål til projektet er du selvfølgelig altid velkommen til at kontakte Strategi og Kvalitet.